Zmiana biura może być niepokojąca dla pracowników – jednak skuteczna komunikacja wewnętrzna może zminimalizować niepewność i strach oraz złagodzić zakłócenia. Przy prawidłowym prowadzeniu przenoszenie biur może być motywującą i pozytywną zmianą dla pracowników.
Oto kilka pomocnych wskazówek dotyczących skutecznej komunikacji przed, w trakcie i po przeprowadzce.
Zdefiniuj kluczowe komunikaty dotyczące przeprowadzki biura
Na różnych etapach projektu należy mierzyć zrozumienie kluczowych komunikatów przez pracowników i w razie potrzeby przekazywać je ponownie lub wyjaśniać. Na przykład kluczowe tematy mogą koncentrować się na lepszym środowisku lub rozwoju i ekspansji.
Informuj o przeprowadzce biura wcześniej
Komunikacja dotycząca zmiany biura musi się rozpocząć na długo przed samą przeprowadzką. Pracownicy muszą rozumieć, czego się spodziewać od przeprowadzki firm Gdynia i umieć zadawać pytania. Jeśli komunikacja jest opóźniona lub wstrzymana, mogą pojawić się plotki, a ludzie mogą czuć, że ich miejsca pracy są zagrożone.
Zaplanuj i, jeśli to możliwe, z góry zaplanuj komunikację dotyczącą zmiany biura na każdym etapie przeprowadzki.
Kieruj komunikację i nadaj jej trafności
Różne zespoły mogą podlegać różnym harmonogramom przeprowadzek i mieć dostęp do różnych obiektów w nowej lokalizacji. W rezultacie powinieneś kierować komunikację, aby umożliwić zespołom otrzymywanie specjalistycznych informacji.
Namaluj obraz przyszłości
Seria wiadomości na wygaszaczu ekranu, które z biegiem czasu rozwijają się na wspólny temat, może być świetnym sposobem na zwiększenie zainteresowania nadchodzącą zmianą biura. Uwzględnij zegary odliczające na wygaszaczach ekranu, aby odliczać do określonych terminów lub poszczególnych celów w procesie przeprowadzki.
Użyj wygaszacza ekranu, aby zaprezentować obrazy nowych przestrzeni biurowych, mapy okolicy, informacje o lokalnych obiektach, takich jak restauracje, parki, transport publiczny itp.
Spraw, by wygaszacze ekranu były interaktywne i umożliwiały pracownikom przechodzenie do dalszych informacji. Na przykład witryna transportu publicznego, menu restauracji lub strony internetowe lokalnych centrów rozrywki.
Nowe plany i układy budynków, rysunki architektów i reprezentacje wizualne oraz zdjęcia placu budowy to również świetne pomysły na zawartość wygaszaczy ekranu. Utwórz wycieczkę wideo po nowej lokalizacji, w której entuzjastyczny dyrektor generalny lub starszy menedżer w kasku nadzoruje najważniejsze obiekty.
Zapewnij kanały wsparcia
Media społecznościowe mogą służyć do wspierania pracowników, którzy mogą mieć pytania lub wątpliwości dotyczące przeprowadzki biura. Hiperłącza do forów internetowych i punktów pomocy można osadzać w wygaszaczach ekranu i innych kanałach komunikacji, aby zapewnić pracownikom łatwy dostęp do zasobów.
Stwórz specjalny biuletyn „przeprowadzki” dla pracowników, który będzie pełnił rolę „pakietu informacyjnego” zasobów związanych z przeprowadzką. Dzięki temu pracownicy mogą opowiadać własne historie i zadawać pytania dotyczące przeprowadzki.
