Jak być dobrze zorganizowanym? Wskazówki dla menadżerów

menager-970x400

Marynarka lub żakiet niedopięty. Za 10 minut masz ważne spotkanie. Jak na złość gdzieś zapodział się terminarz i dokumenty, które masz przedstawić na spotkaniu. Przewracasz biurko dosłownie do góry nogami i klniesz pod nosem. Za chwilę chyba eksplodujesz… Spokojnie. Taki stan rzeczy można zmienić.

Przede wszystkim porządek

Organizację swojej pracy należy rozpocząć od uporządkowania biura. Nie mogą zaistnieć sytuacje, kiedy wchodzi się do Ciebie, a Tobie widać tylko czubek głowy, bo na biurku wręcz przewalają się sterty dokumentów. Biurko menadżera powinno być uporządkowane, bo każdy kto zobaczy u Ciebie taki bałagan, powie, że pewnie tak samo zarządzasz odległym Tobie personelem. Posegreguj dokumenty zgodnie z ich przeznaczeniem na odpowiednie półki, szuflady, segregatory itd. Nie będziesz wtedy mieć żadnego problemu z ich odnalezieniem. Pamiętaj, że Twoje biurko jest Twoją wizytówką. Dzięki utrzymaniu porządku w dokumentacji, przybędzie Ci znacznie więcej cennego czasu. Terminarz miej zawsze pod ręką (możesz nawet zamówić specjalny kalendarz książkowy personalizowany z Twoim imieniem i nazwiskiem). To bardzo istotne „narzędzie” pracy menadżera. Ono także służy do organizacji Twojego czasu, bo przecież zapisujesz tam godziny spotkań i wszelkie ważne sprawy do załatwienia. Dodatkową pamięcią powinny być dla Ciebie samoprzylepne karteczki, które możesz sobie poprzyklejać np. na ekranie laptopa, gdzie zanotujesz niezwykle istotne sprawy do załatwienia, o których nie wolno Ci zapomnieć.

Na tej planecie żyją też inni

Tysiące spraw na głowie sprawia, iż nie masz czasu nawet na małą filiżankę kawy. Natłok zajęć i obowiązków dosłownie cię przytłacza a po powrocie z pracy marzysz tylko o rzuceniu się na łóżko i błogim śnie. Tak dalej być nie może. Będąc menadżerem masz przecież swoich pracowników. Dlaczego zatem nie rozdzielisz części obowiązków właśnie pomiędzy nich? Niedopuszczalną jest sytuacja, gdy szef pracuje na całego, a jego załoga robi tylko to, co musi, bo wie, że resztę weźmie na siebie ich przełożony. Pamiętaj, że Ziemia jest planetą ludzi i w Twojej firmie też oni pracują. Podziel zatem część obowiązków między pracowników, a zobaczysz, że naprawdę będzie się pracowało znacznie przyjemniej.

Lenistwo jest dobre na weekend

To zrozumiałe, że czasami ma się ochotę na tzw. „nicnierobienie”. Jednakże w swojej pracy nie możesz sobie na taki stan rzeczy pozwolić. Jeżeli Twoi pracownicy zobaczą, że przełożony ma dzisiaj lenia, to stwierdzą, że im też na pracy w tym dniu nie zależy. Ty masz świecić przykładem, nawet wtedy, kiedy słodkie lenistwo wchodzi Ci do gabinetu wprost z butami. Takie postępowanie z pewnością nie motywuje podwładnych, a wręcz popycha ich w przeciwnym kierunku. Przestaną oni pracować sumiennie i starannie, a przecież to nie o to chodzi. Niestety praca menadżera to nie tylko prestiż, ale też obowiązek. Odpoczywać do woli możesz natomiast w weekend. Oczywiście pod warunkiem, że nie jesteś w pracy.

Planowanie to podstawa

Każdy, kto pełni funkcję menadżera zna pojęcie planowania. I bynajmniej nie dotyczy ono tylko planowania przebiegu spotkania, nowej kampanii, inwestycji, sprzedaży itd. Planowanie czasu to niezwykle ważny element w pracy menadżera. Ustal sobie zatem ramowy program dnia i tego się trzymaj. Na spokojnie wypij sobie poranną kawę, weź długopis do ręki i zapisz, godzinę po godzinie, co dzisiaj będziesz robił i co masz zaplanowane na jutro, by sporządzenie kolejnego planu dnia nazajutrz, poszło Ci już znacznie szybciej. Przekonasz się, że działanie według określonego schematu jest naprawdę prostsze i bardziej praktyczne. Oczywiście bywają nagłe sytuacje, których nie jesteś w stanie przewidzieć, które mogą taki plan zakłócić, ale przecież nie występują one codziennie.

Misja: „Koncentracja”

Nie masz czterech rąk i tyleż samo nóg. Nie potrafisz ponadto być w dwóch miejscach jednocześnie. Przyjmij sobie zatem za priorytet: koncentrowanie się na wykonywaniu jednego zadania. Ustal sobie zadania według priorytetów: najpierw zrealizuj te najważniejsze, a drobnostki zostaw sobie powiedzmy, że na „deser”. Koncentrowanie się na wykonywaniu zadań według kolejności naprawdę usprawni Twoją organizację czasu pracy i przede wszystkim sprawi, że zadnia będą wykonane prawidłowo, a z Twojego życia zniknie słowo „chaos”.

Jak widać można pracować w sytuacjach mniej stresowych, dzięki właściwej organizacji swojej pracy. Ty też to potrafisz. Wystarczy zmienić tylko parę złych nawyków.

1 Komentarz

  1. Balticon.pl pisze:

    Planowanie to faktycznie podstawa, wielokrotnie się o tym przekonałam. Dobrze mieć kalendarz lub notes i notować ważne spotkaia inne rzeczy do wykonania

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>