Inwentaryzacja w firmie to coś, co dla wielu pracowników kojarzy się z przykrym obowiązkiem raz w roku. Tymczasem wcale nie musi tak być, bo jest to ważny proces, który można sobie ułatwić za pomocą odpowiednich narzędzi.
Dlaczego inwentaryzacja jest ważna?
Wykonywanie audytu przynajmniej kilka razy w roku, pozwoli na większą kontrolę zasobów firmowych. Dzięki temu jest większy porządek i pracownicy panują nad przepływem towarów. Jaki jest sens inwentaryzacji? Zasadniczo jest to optymalizowanie warunków do przechowywania rzeczy, czyli ulepszanie pojemności magazynu. Dzięki temu można uniknąć zbyt dużej ilości towaru, co bywa bardzo kłopotliwe, nie tylko ze względu na brak miejsca. Inwentaryzacja to nie tylko spis rzeczy, ale czynność, którą określa prawo finansowe. Po co wykonywać inwentaryzację?Ten proces zwiększa rzetelność sprawozdań finansowych i uczy pracowników większej odpowiedzialności za towar. Ewidencja musi potwierdzać stan rzeczywisty magazynu i tylko wtedy firma ma szansę działać sprawnie. Zauważone nieprawidłowości pozwolą poprawić funkcjonowanie przedsiębiorstwa i wprowadzić takie zmiany, aby firma lepiej działała.
Jakie narzędzia pomogą w spisie rzeczy?
W zależności od tego, jakich narzędzi się używa i ile osób jest zaangażowanych, inwentaryzacja może trwać od godziny do kilku dni. Spis rzeczy powinien być bardzo dokładny i najlepiej, gdy jest wykonany sprawnie i dość szybko, przy użyciu odpowiednich środków. Jakie to są narzędzia? Bardzo popularny sposób to wykorzystanie kodów kreskowych, które znacznie skracają inwentaryzację. Jeśli firma zlicza ręcznie towary, to może bez problemu przy tej okazji je wprowadzić. Wystarczy na każdy towar nakleić unikalny kod kreskowy. Pomogą w tym drukarki mobilne, które drukują takie etykiety. Każda firma powinna rozważyć wdrożenie całego systemu informatycznego wraz z kodami kreskowymi i skanerami, a wtedy skanowane dane trafiają od razu do systemu. Warto skorzystać z usług firm zajmujących się audytem i wypożyczaniem sprzętu do inwentaryzacji, szczególnie gdy chce się wprowadzić większy porządek w firmie.
