Czy praca Twojego działu HR może być bardziej wydajna w 2023 roku? Oczywiście! Wszystko dzięki przydatnym funkcjom oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi, o których za chwilę przeczytasz.
Plan artykułu:
- Czym jest oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi?
- 10 funkcji oprogramowania HR, które przydadzą Ci się w 2023 roku
- Podsumowanie
Czym jest oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi?
Oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi to szerokie pojęcie, obejmujące różnego typu systemy oraz narzędzia. Kiedyś dostępne w wersji „pudełkowej”, z płytą instalacyjną, instrukcją i licencją na określoną liczbę jednostek centralnych. Dziś są przeważnie instalowane na serwerze Klienta lub oferowane w wersji online, w chmurze. Niezależnie od formy i typu licencji, te programy i narzędzia mają za zadanie wspierać pracowników działu HR w realizacji zadań kadrowo-płacowych oraz ułatwiać komunikację pomiędzy HR-em a resztą firmy.
Ich funkcjonalności są różne, tak jak różne są potrzeby Klientów. Wytypowaliśmy 10 funkcji, które w 2023 roku z pewnością pomogą Ci zwiększyć wydajność pracy działu HR w Twojej firmie.
10 funkcji oprogramowania HR, które przydadzą Ci się w 2023 roku
- E-dokumentacja. Od 1 stycznia 2019 roku firmy mogą przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej. To udogodnienie zmieniło organizację pracy działu HR. Wszystkie dane pracowników można teraz zbierać w jednej bazie danych. Jeśli chcesz ułatwić sobie dostęp do informacji, skrócić procesy kadrowo-płacowe i wyeliminować konieczność zbierania sterty dokumentów na biurku – koniecznie wybierz oprogramowanie, które Ci na to wszystko pozwoli.
- Rejestracja czasu pracy. Pandemia przyniosła ogromne zmiany na rynkach pracy. W wielu firmach pojawił się hybrydowy lub zdalny model pracy. To z kolei wymusiło wdrożenie nowych rozwiązań w sposobie rozliczania czasu pracy. Powstały programy, które oprócz naliczania godzin pracy, ułatwiają planowanie zadań i końcowe analizy oraz raportowanie. To, co miało być chwilowym rozwiązaniem bolączek pracodawców, na stałe weszło do kanonu oprogramowania dla działów HR. Usprawnij więc i swoje zarządzanie czasem oraz projektami. Szukaj dostawcy, który zapewni Ci wygodne funkcje naliczania czasu pracy w zadaniach/projektach, sumowanie go w okresach czasu, uwzględnianie zgłoszonych nieobecności i końcowe rozliczanie, zintegrowane z systemem naliczania wynagrodzenia.
- Elektroniczna obsługa wniosków. Skoro już mamy e-recepty, miejmy i e-wnioski urlopowe! Jeśli chociaż część Twojego zespołu pracuje zdalnie, oszczędź im czasu, papieru i kosztów – niech wypełniają wnioski kadrowe zdalnie. Albo nie! Umożliwiaj to wszystkim pracownikom i oszczędzaj również biurowe zasoby. Obsługa wniosków online to mniej formalności, szybszy czas reakcji, zdalny dostęp do zawsze aktualnych informacji w systemie. Ostatecznie dzięki temu, planując prace zespołu, będziesz miał wgląd w najświeższe dane o dostępności czasowej każdego pracownika.
- Gotowe wzory i szablony dokumentów. Jak skrócić czas obsługi zapytania kadrowo-płacowego? Wdróż w firmie oprogramowanie, które zapewni Ci bibliotekę szablonów i wzorów. Nie zmuszaj pracowników do pisania elaboratów, po co im urlop. Niech po prostu klikają w systemie „wybierz wniosek” – „wypełnij wniosek” – „wyślij wniosek”. Im mniej miejsca na kreatywne wypełnianie, tym mniejsza szansa na ludzki błąd. Mała podpowiedź: zapytaj dostawcy, czy poza istniejącymi w systemie szablonami, będziesz mógł tworzyć własne wzory!
- Wspólny kalendarz HR. W Twojej firmie zapewne już funkcjonuje kalendarz spotkań, ale czy dotyczy on również działu HR? Urodziny pracowników, rocznice pracownicze, daty rozpoczęcia / zakończenia okresu próbnego, święta, spotkania firmowe, urlopy – to wszystko warto mieć w jednym miejscu. Wpisz to na swoją listę funkcji niezbędnych, a ułatwisz sobie zarządzanie tymi terminami.
- Candidate & employee experience. To dwa superważne procesy, których przebieg musi uwzględniać wybrane przez Ciebie oprogramowanie. Powinno Cię wspierać:
- od momentu publikacji ogłoszenia o pracę (automatyzacja publikacji, gromadzenie CV kandydatów w bazie, możliwość przeglądania CV z zastosowaniem filtrów),
- poprzez komunikację z kandydatem (automatyczna wysyłka maili, szablony korespondencji, schematy rozmów kwalifikacyjnych, testy przesiewowe, ankiety satysfakcji),
- aż do momentu podjęcia zatrudnienia (automatyczna wysyłka oferty, opcja elektronicznego podpisu oferty, działania onboardingowe).
Kiedy kandydat zmieni się w członka zespołu, oprogramowanie powinno wspierać Cię w opiece nad nim (onboarding pracownika, nadzorowanie ścieżki rozwoju, oceny pracownicze, ankiety pracownicze, realizacja wniosków kadrowo-płacowych, sprawna komunikacja wewnętrzna, offboarding pracownika). Im więcej możliwości odpowiedzi na potrzeby kandydata / pracownika posiada program / system / narzędzie, tym szybciej Twój dział HR je zrealizuje.
- Import danych. Wybierz oprogramowanie, które umożliwi Ci automatyczny import danych z arkuszy Excel. Zdecydowanie przyspieszysz wdrożenie go w firmie, unikając konieczności ręcznego wprowadzania informacji.
- Integracja z systemami zewnętrznymi. Sięgając po oprogramowanie upewnij się, że dostawca oferuje wsparcie przy integracjach. Być może w przyszłości będziesz chciał połączyć dany system lub narzędzie z innym, by usprawnić działanie. Dobrze, byś miał za partnera dostawcę, który będzie Ci w stanie pomóc w tym temacie.
- Portal pracownika. Portal pracownika to takie element oprogramowania, który poprawi Twoją komunikację z pracownikami. Czy nazwiesz to portalem, czy zakładką – bez znaczenia. Ma ono służyć usprawnieniu obsługi spraw kadrowo-płacowych i umożliwić samoobsługę pewnych czynności, bez konieczności angażowania działu HR. Wskazówka: sprawdź, że dostawca zapewnia stosowne instrukcje, opisujące poszczególne funkcje. Samoobsługa to jedno, a nauczenie się samodzielnej obsługi, to drugie.
- Dostęp 24/7. W dzisiejszym świecie liczą się rozwiązania mobilne, wygodne i łatwe w obsłudze. Oprogramowanie, które wybierzesz powinno być dokładnie takie. Postaw na produkty, które oferują dostęp z każdego miejsca na świecie i mają świetnie zabezpieczone i wydajne serwery. Nie ograniczaj pracownikom wyboru urządzenia końcowego – niech korzystają z oprogramowania w wersji desktopowej, na laptopach, tabletach i smartfonach.
Podsumowanie
Zanim ostatecznie wdrożysz w dziale HR oprogramowanie, zrób burzę mózgów. Zapytaj pracowników, czego potrzebują, co chcą usprawnić. Mamy nadzieję, że nasza lista pomoże Ci podjąć decyzję, które oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi wybrać. Niezależnie, czy chcesz zmienić to, które już masz, czy zainwestować w nowe – przemyśl nasze sugestie. No i oczywiście, nie musisz czekać do 2023 roku, zacznij działać już dziś!
