Być może znasz ten scenariusz – spędzić tydzień (lub nawet dłużej) planując seminarium biznesowe lub spotkanie szkoleniowe, aby później ujrzeć wyłącznie morze znudzonych pracowników, którzy starają się nie zasnąć. To smutek każdego właściciela firmy i kierownika biura. Przecież te spotkania biznesowe wcale nie muszą tak wyglądać. Co ważniejsze, te seminaria i sesje mogą być dużo tańsze w planowaniu i wykonaniu niż się wydaje.
Organizacja to klucz
Od rezerwacji miejsca, przez wynajęcie wykładowców gościnnych oraz zapewnienie napojów – każde spotkanie biznesowe jest dużą inwestycją – zarówno pod względem czasu, jak i pieniędzy. Więc kiedy pracownicy zaczynają się niepokoić (lub gorzej, komuś się uda w trakcie zasnąć) to może być więcej niż tylko frustrujące – to wręcz marnotrawne.
Ale tego scenariusza można łatwo uniknąć, jeśli wiesz, co robić!
Zanim zdecydujesz się na następne ważne wydarzenie biznesowe, zapoznaj się z poniższymi wskazówkami, aby utrzymać swoich gości w stanie przytomności i zaangażowania.
Niech będzie interaktywnie!
Wykłady i pokazy są kluczową częścią każdej prezentacji biznesowej. Ale nic nie powoduje większego znudzenia widowni niż siedzenie w głębi ciemnego pokoju i oglądanie niekończącego się pokazu slajdów. Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy pozostali zaangażowani, musisz z nimi współpracować. Musisz stawiać na interakcje. Być może trzeba będzie zdecydować się na dodatkowy wydatek np. telewizory LED wynajem – ale będzie to zdecydowanie tego warte. Zachęć uczestników do zadawania pytań podczas prezentacji, a nie czekaj na zakończenie wykładu. Cała odpowiedzialność za zaangażowanie nie spoczywa wyłącznie na barkach gości.
Wybrane prelegenci powinni także zwrócić uwagę na bezpośredni kontakt z publicznością, prosząc o komentarze i przesłuchiwać uczestników podczas prezentacji. Kiedy widzowie zrozumieją, że mogą zostać wezwani do głosu opinii lub będą musieli w trakcie sesji odpowiedzieć na pytanie, możesz mieć pewność, że będą prosto siedzieć i zwracać uwagę na to, co się do nich mówi.
Budowanie zespołu poprzez aktywność fizyczną
Ponownie próbujemy unikać pułapki zaciemnionego pokoju i niekończącego się pokazu slajdów. Ćwiczenia polegające na budowania zespołu pomagają uczyć pracowników tego, jak współpracować, a jednocześnie pomagają budować morale wśród swoich pracowników. Unoszą ludzi z krzeseł i czasem dosłownie ich budzą.
Na przykład możesz wymieszać widownię, podzielić uczestników na grupy i zaproponować, by każda grupa zebrała się w kręgu. Potem trzeba zadać im zadani, by chcieli rozmawiać i doszło do burzy mózgów na temat ważnej promocji lub kluczowych możliwości biznesowych. Gdy ćwiczenia stają się bardziej interesujące, uczestnicy stają się bardziej zaangażowani, a pomysły będą rodzić się dużo swobodniej.
Trochę dynamiki
Wielkie spotkania biznesowe mogą być zastraszające dla niektórych pracowników i mogą czuć się nieswojo, mówiąc podczas takich spotkań o swoich umysłach lub wypowiadać się, gdy muszą odpowiedzieć na pytania. To nie znaczy, że nie mają nic do zaoferowania w dyskusji. Musisz jedynie wiedzieć jak ich ośmielić.
