Skuteczny onboarding, czyli jak sprawnie wprowadzić nowego pracownika do firmy?

Tradycyjna rekrutacja rozumiana jako umieszczenie oferty pracy, odbycie rozmowy kwalifikacyjnej oraz analiza CV i listu motywacyjnego często okazuje się nieskuteczna. Taki stan rzeczy ma miejsce szczególnie w przypadku branż kreatywnych oraz wymagających pracy twórczej (między innymi marketing, konsulting czy rachunkowość zarządcza).

Proces rekrutacji w nowoczesnych przedsiębiorstwach znacznie wykracza poza te etapy. Aby można było ogłosić sukces w tym zakresie, konieczne jest także zorganizowanie procesu onboardingu nowych członków w zespole. Jak to osiągnąć?

Czym właściwie jest onboarding w dwudziestym pierwszym wieku?

Pojęcie oraz ideę „onboardingu” powinien znać każdy, kto jest związany zawodowo z szeroko pojętym rynkiem pracy, rekrutacją pracowników do firmy oraz dbaniem o ich rozwój osobisty. Termin ten musi znać również pracodawca – w przeciwnym razie w prowadzonym przez niego przedsiębiorstwa mogą stale być wakaty. To zaś w większości przypadków prowadzi do ograniczenia możliwości produkcyjnych w firmie.

Profesjonalny onboarding polega na zaadaptowaniu nowego pracownika w miejscu pracy. Celem takiego działania jest sprawienie, by nowy członek zespołu poznał specyfikę działania danej firmy i miał wrażenie, że w obecnym miejscu pracy rozwinie się jego kariera zawodowa. Ponadto, celem onboardingu jest sprawienie, by nowy pracownik wiedział, że jego miejsce pracy to także rozwój osobisty.

Podczas onboardingu w przedsiębiorstwie nowy pracownik powinien poznać między innymi następujące zagadnienia:

• misja oraz wizja przedsiębiorstwa,
• struktura organizacja (np. macierzowa, liniowa prosta, fraktalna czy zadaniowa),
• styl zarządzania (liberalny, autorytarny),
• rola innych pracowników w organizacji,
• sposób obsługi urządzeń biurowych w przedsiębiorstwie,
• aspekty formalne, w tym w szczególności związane z Kodeksem pracy oraz kwestiami socjalnymi. Rozumie się przez to między innymi sposób przekazywania wniosków urlopowych czy zasady dotyczące rozliczania pracowników z nadgodzin.

Kto odpowiada za onboarding?

Nie ma jednoznacznej, uniwersalnej odpowiedzi na to pytanie. To, kto powinien przeprowadzać onboarding nowego pracownika w firmie, jest uzależnione między innymi od wielkości firmy oraz stylu jej działania. Zasadniczo, zadaniem tym powinien zająć się dział HR (z ang. Human Resources). Warto, by dział Human Resources przygotowywał w tym celu zwięzły, lecz pełen wartościowych informacji przewodnik dla nowych pracowników. To, jaką formę będzie miał poradnik, również jest uzależnione od specyfiki danego przedsiębiorstwa. W zależności od potrzeb może mieć on formę tekstową, ale coraz częściej przygotowuje się materiały wideo. Warto także przygotować krótki test sprawdzający – dzięki temu można sprawdzić poziom wiedzy nowego pracownika.

Ponieważ nowoczesne technologie internetowe odgrywają coraz większą rolę w funkcjonowaniu przedsiębiorstw, wiele firm decyduje się na skorzystanie z platform szkoleniowych online. Dzięki temu proces onboardingu zostanie w znacznym stopniu zautomatyzowany.

Dzięki onboardingu można odnieść wiele korzyści. Pracownik uzyska cenne wiadomości na temat firmy, które są skondensowane w jednym miejscu, zaś dział Human Resources nie będzie musiał przeprowadzać mini wykładu za każdym razem, gdy do firmy dołączy nowa osoba. Tworzenie tego typu przewodników to rozwiązanie zalecane przede wszystkim w przypadku największych przedsiębiorstw oraz wszędzie tam, gdzie panuje stosunkowo wysoka rotacja pracow