Księgowość w chmurze to w zasadzie to samo, co tradycyjne oprogramowanie księgowe, ale „żyje” na zdalnych serwerach zwanych „chmurą”, podczas gdy tradycyjne oprogramowanie księgowe znajduje się na komputerach w biurze.
Funkcje księgowe są nadal wykonywane na fizycznym komputerze (komputerach) w biurze, ale są zapisywane i przechowywane w „chmurze”, czyli w innej zdalnej lokalizacji. Zasadniczo jest to:
- oprogramowanie księgowe online
- internetowe oprogramowanie księgowe.
Korzyści z systemu księgowego w chmurze
Dostęp do danych jest prawdopodobnie największą zaletą w porównaniu z księgowością komputerową. Usługodawca automatycznie wykonuje kopię zapasową plików ewidencyjnych. Tworzenie kopii zapasowych danych księgowych i odzyskiwanie po awarii są zwykle częścią usług oprogramowania księgowego do przetwarzania w chmurze. Systemy księgowe w chmurze to często model abonamentowy, który pozwala na łatwą rozbudowę firmy bez dodatkowych zakupów oprogramowania.
Usługodawca automatycznie aktualizuje program księgowy. Ogólnie biuro księgowe Katowice ponosi wtedy niższe wydatki, ponieważ nie są potrzebne żadne nowe zakupy oprogramowania ani personel IT (informatyka).
Różne programy i pliki księgowe w chmurze mogą być łatwo dostępne dla różnych członków zespołu bez konieczności instalowania i utrzymywania indywidualnego oprogramowania komputerowego. Umożliwia to innym pracownikom w biurze na końcu korytarza lub w innym kraju dostęp do tych samych akt i plików. To sprawia, że system jest bardzo elastyczny.
Taka księgowość daje też większe możliwości mobilne. Udostępnianie danych jest prostsze i bezpieczniejsze w porównaniu z dyskiem flash, który może zostać zgubiony lub skradziony. Twój księgowy może uzyskać dostęp do plików księgowych ze swojego biura. Łatwiejsze przetwarzanie transakcji wielofirmowych i wielowalutowych to kolejna zaleta korzystania z takiego oprogramowania. Brak konieczności zakupu i aktualizacji lub rozbudowy serwerów też jest ewidentnym atutem. Poza tym – krótszy czas obsługi systemu, a dane są zwykle przechowywane na dwóch lub więcej zdalnych serwerach. Dane finansowe w chmurze są też szyfrowane i chronione hasłem.
Na koniec jeszcze rozbudowana automatyzacja przepływu pracy, taka jak:
- pobieranie transakcji bankowych,
- importowanie transakcji bankowych.
Jednak aby być uczciwym – spójrzmy też na korzyści z biurkowego systemu księgowego, jak to ze dane są dostępne nawet w przypadku awarii Internetu, ponieważ wszystkie są przechowywane w firmie. Jest też możliwość tworzenia kopii zapasowych danych i oprogramowania poza siedzibą firmy. Zryczałtowany koszt przy zakupie z dodatkowymi kosztami aktualizacji też ma sens. Oprogramowanie w chmurze ma miesięczną lub roczną opłatę, która może być wyższa. Kopie zapasowe są wykonywane ręcznie, ale można je zautomatyzować na serwerze.
Bez wątpienia opcja chmury jest najlepszym wyborem z wielu powodów wymienionych powyżej. Z pewnością Twój księgowy może pomóc Ci w ocenie istniejących systemów i wydać zalecenia, które ułatwią Ci życie jako właścicielowi firmy.
