Dział kadr jest jedną ze struktur organizacyjnych niezbędnych do prawidłowego działania firmy. Mniejsze przedsiębiorstwa zatrudniają w jego ramach jedną lub dwie osoby, natomiast większe działalności i korporacje posiadają nawet kilkunastoosobowe zespoły.

Jak dobierać dział kadr?

Wspomniana już liczba pracowników tworzących dział kadr zależy od tego, ile osób jest łącznie zatrudnionych w firmie, jak duże jest przedsiębiorstwo, jakim budżetem dysponuje jego właściciel.

Idealny kandydat do tzw. zarządzania zasobami ludzkimi powinien być osobą świetnie zorganizowaną, szybko nawiązującą kontakty oraz obdarzoną charyzmą. Musi mieć ukończone pełne studia, najlepiej na takich kierunkach jak: zarządzanie, marketing lub administracja. Dodatkowym plusem są ukończone kursy, np. z zakresu mowy ciała lub publicznych wystąpień, a także doświadczenie zawodowe poparte referencjami. W trakcie studiów odbywamy obowiązkowe praktyki, dlatego warto wykazywać dużo inicjatywy i zapału, ponieważ dzięki temu mamy szanse „zaczepić się” na dłużej w ramach stażu lub nawet pracy, np. na pół etatu. Naszym mocnym punktem z pewnością będzie także znajomość co najmniej jednego języka obcego w stopniu komunikatywnym oraz posiadanie dokładnej wiedzy na temat m.in. prawa pracy i wszelkich dokonywanych w nim zmian, korekt. Mówiąc krótko: musimy być na bieżąco.

Właściciele firm stoją przed wyborem sposobu tworzenia działu kadr. Mogą oni zatrudniać pracowników samodzielnie lub też korzystać z usług firmy zewnętrznej. Podstawową zaletą takiego rozwiązania są oszczędności wynikające z braku obowiązku tworzenia nowych stanowisk pracy czy zakupu niezbędnego sprzętu. Ponadto odchodzi konieczność opłacania składek i załatwiania innych formalności związanych z zatrudnianiem na podstawie umowy o pracę. Tacy usługodawcy wykonują te same czynności, co wewnętrzni pracownicy działu kadr, lecz nie są obecni w firmie. Jest to największy minus, ponieważ te struktury organizacyjne opierają się na komunikacji międzyludzkiej i podejmowaniu szybkich decyzji, co w tym przypadku jest utrudnione lub zupełnie niemożliwe. Dlatego warto zastanowić się, który wariant okaże się korzystniejszy w odniesieniu do naszej firmy.

Co konkretnie wchodzi w zakres obowiązków działu kadr?

Na osobach zatrudnionych w działach kadrowych spoczywa odpowiedzialność prowadzenia całej dokumentacji pracowniczej. Uwzględniane jest tutaj nie tylko zbieranie danych personalnych osób i ich bezpieczne przechowywanie, ale również m.in. ewidencja czasu pracy. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, tj. czytniki biometryczne czy rejestratory na karty zbliżeniowe, system sprawdzania łącznej ilości przepracowanych godzin jest znacznie szybszy i dokładniejszy (zobacz przykładowe urządzenia do rejestracji czasu pracy).

Jeżeli firma współpracuje z wieloma kontrahentami i zleceniodawcami, dział kadr bierze odpowiedzialność za sporządzanie umów dla obu stron zawierających daną transakcję. Ponadto zajmuje się rozliczaniem płac pracowniczych i ubezpieczeń społecznych oraz sprawdzaniem dokumentów dostarczanych przez zatrudnione osoby, np. zwolnień lekarskich. Wystawia również zaświadczenia o zatrudnieniu i uzyskiwanych dochodach, a także na bieżąco sporządza różnego rodzaju raporty czy podsumowania.

Ogólnie ujęta organizacja firmy także jest zadaniem kadrowców. Przez to pojęcie rozumiemy np. informowanie pracowników i przypominanie im o najbliższych spotkaniach z szefostwem czy koordynowanie rozmaitych szkoleń i delegacji, ale też współpracę z innymi działami, a nawet zewnętrznymi przedsiębiorstwami, z którymi regularnie działamy przy wspólnych projektach.

Dział kadr pełni również ważną rolę w procesie rekrutacji nowych pracowników na wszystkich jej etapach. Jest odpowiedzialny za dodawanie ogłoszeń w mediach, Internecie i urzędach pracy, bezpośredni proces odbywania rozmów kwalifikacyjnych, w którym jego pracownicy często biorą osobisty udział, a także zapoznawaniem już wybranych osób z zakresem ich obowiązków oraz ogólnym działaniem całej firmy.