W świecie globalnej cyfryzacji, nie ma już chyba zbyt wielu branż, które nie zbierałaby dużej ilości danych o swoich pracownikach, klientach lub kontrahentach. Biura podróży, szkoły językowe, sklepy internetowe, szpitale czy drogerie, można wymieniać w nieskończoność. Jeśli się temu przyjrzymy z bliska, to okaże się, że niemal na każdym kroku udzielamy informacji o sobie firmom, z usług których korzystamy. Karta stałego klienta, bony upominkowe- to standardowa forma działań marketingowych wielu firm, przy okazji których udostępniamy o sobie ogrom informacji, takich jak: imię i nazwisko, adres email i numer telefonu. To nasze dane osobowe, warto zatem dbać o ich bezpieczeństwo. W środowisku pracy odpowiedzialność ta spoczywa na naszym pracodawcy, to on jest administratorem danych wrażliwych, który powinien wprowadzić procedury w celu ich ochrony.
Przepisy RODO w praktyce
Z roku na rok wzrasta świadomość przedsiębiorców na temat ochrony danych osobowych. Przyczyniło się do tego wprowadzone w maju 2018 unijne rozporządzenie: RODO. To dobra wiadomość nie tylko dla nas jako klientów, ale również dla właścicieli firm, którzy dzięki temu mogą gromadzić i przetwarzać dane w sposób usystematyzowany i z góry określony. Musimy jednak pamiętać, że bagatelizowanie i łamanie zapisów RODO może prowadzić do nieprzyjemności i dotkliwych kar finansowych, w skrajnych przypadkach sięgających nawet 20 milionów euro.
Mając na uwadze powyższe, każdy przedsiębiorca powinien zastanowić się jak dba o bezpieczeństwo danych swoich klientów czy pracowników? Czy firmowe urządzenia są odpowiednio zabezpieczone przed ich wyciekiem, a pracownicy zostali przeszkoleni? I najważniejsze: czy właściwie niszczone są dane z nośników elektronicznych lub archiwów papierowej dokumentacji, których firma nie zamierza już przetwarzać?
Ochrona danych wrażliwych- podstawowe zadania przedsiębiorcy
Odpowiednie zabezpieczenie urządzeń to podstawowa czynność, którą należy wykonać przed przekazaniem komputera służbowego do nowego pracownika. Należy zacząć od skomplikowanego hasła i dwuetapowego uwierzytelnienia. Szyfrowanie danych to również świetny pomysł, znajdujący coraz szersze zastosowanie w polskich przedsiębiorstwach. Hasła tak proste jak „admin”, imię ukochanego kota lub data urodzenia stają się coraz mniej powszechne, co cieszy. Niestety minie jeszcze trochę czasu zanim wyeliminujemy je zupełnie. Warto również zgłębić zagadnienia związane z szyfrowaniem dysków. To niestety wciąż czarna magia w rodzimych firmach.
Inną, pozostawiającą wiele do życzenia kwestią, jest szkolenie pracowników w zakresie RODO. To procedura traktowana zazwyczaj po macoszemu, jak przykry obowiązek, a nie aspekt, mający realne oddziaływanie na pracę i funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa.
Niszczenie danych, to coś więcej niż przycisk „delete”
Mimo wielu zastrzeżeń, z roku na rok nastawienie przedsiębiorców do realizacji założeń RODO, jego właściwe wdrożenie w firmie i przeszkolenie pracowników- zmienia się in plus. Wciąż jednak istnieje zagadnienie, z którym większość podmiotów nie radzi sobie należycie, a mianowicie: poprawne usuwanie danych wrażliwych. Powszechnie stosowaną praktyką w wielu zakładach jest proste usuwanie dokumentów poprzez wciśnięcie przycisku „delete”.
Dopóki dyski elektroniczne i urządzenia, które posiadają jakiekolwiek dane, znajdują się w firmowych magazynach- przedsiębiorcy zdają się nie zauważać problemu. Pytania pojawiają się dopiero wówczas, gdy decyzją zarządu wycofany z użytku w firmie sprzęt komputerowy zostanie powierzony lub odsprzedany firmie zewnętrznej, zajmującej się jego dalszą eksploatacją bądź utylizacją.
SELKEA – Twój partner IT
Na pomoc ruszają tutaj firmy specjalizujące się w usuwaniu danych przy pomocy specjalistycznych programów do nadpisywania i trwałego usuwania plików na dyskach twardych. Warto tutaj wspomnieć firmę Selkea, która od wielu lat, profesjonalnie usuwa dane przy pomocy programu YouWipe. Certyfikowany, fiński program do specjalistycznego nadpisywania danych, sprawia, że odzyskanie jakichkolwiek informacji z nośników jest niemożliwe. Selkea po zakończeniu usługi wydaje stosowny certyfikat, a co najważniejsze dyski wciąż nadają się do użytku!
