Według prawa podatkowego, zakup artykułów i towarów związanych bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą i przychodem z niej uzyskiwanym, można zaliczyć do kosztów prowadzenia firmy. Dzięki takiemu zabiegowi można zmniejszyć podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym oraz odliczyć VAT.
Wizytówki jako koszt
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych jasno określa, które towary i usługi mogą zostać wliczone w poczet kosztów prowadzenia działalności. Muszą być bezpośrednio związane z działalnością firmy i uzyskiwaniem przez nią dochodów oraz nie mogą znajdować się na liście produktów „zakazanych”, gdzie umieszczono takie pozycje jak grzywny i kary, utracone zaliczki czy środki trwałe. Zakup wizytówek jest uznany za wydatek niezbędny i przyczyniający się do uzyskania przychodów z firmy.
Powinien być księgowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13, określonej jako pozostałe wydatki. Dzień zakupu towaru jest uznawany za dzień poniesienia kosztu, oczywiście, jeśli została wystawiona odpowiednia faktura lub paragon w przypadku podatników niebędących płatnikami VAT.
Koszty reprezentacyjne
Istniała przesłanka, że wizytówki nie powinny być uznawane za koszt osiągnięcia przychodu, gdyż mogą stanowić koszt reprezentacyjny i reklamowy firmy. Według przepisów, wszystkie materiały reklamowe i poprawiające prezencję firmy nie mogą być odliczane. Ustawa jasno wskazuje, że są to wszystkie te produkty, które mogą w bezpośredni sposób przyczynić się do ułatwienia zawarcia umowy między kontrahentami. Dotyczy to między innymi zakupu garniturów, aktówek, szyldów i plakatów, ale również nawet kolacji z kontrahentem.
W 2004 roku Dyrektor Izby Skarbowej w Gdańsku wydał jednak indywidualną interpretację, która mówi, że kupno wizytówek nie należy do wydatków reprezentacyjnych. Zamieszczone są na niej tylko i wyłącznie podstawowe informacje o firmie i jej właścicielu lub pracownikach, co nie stanowi w żaden sposób reklamy. Można więc spokojnie odliczać wydatek od przychodu i powoływać się na wydaną interpretację.
Wizytówki a spółka
Wizytówkami można rozporządzać w sposób alternatywny, który pozwala na księgowanie ich stopniowo, a nie jednorazowo w momencie zakupu. Dotyczy to jednak tylko firm prowadzących księgowość pełną, a nie uproszczoną. Wiadomo, że po zakupie dużej liczby takiego towaru, nie wszystko zostanie od razu rozdane pracownikom, a część trafi najpewniej do magazynu lub innego zaplecza, z którego będą systematycznie wydawane. Ewidencja powinna być prowadzona za pomocą tzw. zużycia materiałów i wliczana w koszty za każdym razem, gdy zapas magazynowy jest uszczuplany.
Niestety, taka możliwość istnieje tylko i wyłącznie w przypadku wizytówek firmowych, a nie imiennych dla pracowników. Zamieszczenie informacji o imieniu i nazwisku spowoduje konieczność natychmiastowego zaksięgowania kosztu w momencie poniesienia wydatku. Ten sposób rozliczania jest bardzo rzadko stosowany, głównie przez zwiększoną biurokrację księgową, a także stosunkowo mały koszt podatkowy. Wyprodukowanie jednej wizytówki to wydatek rzędu 20 groszy, a więc potrzebne byłoby zamówienie ich tysiącami, by taka procedura miała jakikolwiek sens.
Niezbędne w każdej firmie
Każdy przedsiębiorca czy pracownik mający kontakt z klientem wie, jak ważne jest posiadanie przy sobie wizytówek. Istnieją branże, gdzie jest to wręcz wymagane, by cały czas posiadać wysoki obrót i dużą liczbę klientów. Są to chociażby firmy taksówkarskie, pomoc drogowa, lekarze czy serwisy różnych urządzeń. Konsument tego typu usług w pierwszej kolejności skorzysta z ofiarowanej mu kiedyś wizytówki, a dopiero później będzie poszukiwał informacji w innych mediach.
Interpretacja podatkowa mówiąca, że zakup wizytówek jest jak najbardziej niezbędnym elementem podnoszącym przychody firmy, jest słuszna. Nie trzeba się bać Urzędu Skarbowego i spokojnie można księgować takie zakupy w książce przychodów i rozchodów jako zwykły koszt. Dotyczy to zarówno wizytówek, jak i papieru firmowego czy pieczątek.
Od strony prawnej, problem rozwiązaliśmy dzięki firmie zajmującej się produkcją profesjonalnych wizytówek – zobacz stronę autora.
