Planowanie wydarzenia w Twojej firmie jest na pewno stresujące i bardzo czasochłonne. Dobra organizacja może pomóc złagodzić stres i zaoszczędzić czas. Ważnym aspektem do rozważenia przy planowaniu są zaproszenia. Zaproszenie poinformuje uczestników o zbliżającym się wydarzeniu i poprosi ich o wzięcie udziału. Często właśnie za pomocą zaproszenia po raz pierwszy usłyszą o wydarzeniu, dlatego ważne jest, aby omówić wszystkie szczegóły zaproszenia zanim zaczniesz je rozsyłać.

Podstawowe elementy zaproszenia

Podstawowe elementy, które należy uwzględnić w zaproszeniu, to:

• Kto organizuje wydarzenie

• Data

• Czas

• Miejsce spotkania

• Informacje kontaktowe dotyczące potwierdzenia przybycia

• Ewentualnie, cena za udział w wydarzeniu

Ważne jest również, aby wysłać zaproszenie w odpowiednim czasie. Oznacza to co najmniej sześć do ośmiu tygodni przed wydarzeniem. Daje to gościom czas na odpowiedź i odpowiednie zaplanowanie udziału.

Wybór zaproszeń – o czym pamiętać?

Wybór właściwego sformułowania jak i samego zaproszenia może nadać ton całemu eventowi i powiadomić gości o tym, jak ważne jest wydarzenie i czego powinni się spodziewać.

Wskazówki dotyczące zaproszenia

Oto kilka wskazówek, które należy rozważyć podczas pisania zaproszenia:

• Pamiętaj, aby jasno określić, kto skorzysta na wydarzeniu.

• Dodaj informacje na temat wydarzenia, na przykład, czy kolacja zostanie podana lub czy powinno się mieć swoją gotówkę.

• Pamiętaj, aby wspomnieć o formalności wydarzenia. Jeśli wydarzenie jest formalną okazją, wspomnij na ten temat, aby goście byli świadomi ubioru.

• Zawsze podawaj informacje kontaktowe na wypadek, gdyby goście mieli jakieś pytania.

• Jeśli wydarzenie odbywa się w nieznanym miejscu, rozważ uwzględnienie wskazówek dojazdu w zaproszeniu.

Inne uwagi

Niektóre inne kwestie, które należy wziąć pod uwagę podczas pisania zaproszenia, to: Motyw: wybierz motyw i dołącz go do zaproszenia. Jeśli na przykład wydarzenie to wycieczka golfowa, użyj motywu golfowego już na zaproszeniu. Jeśli martwisz się o to, że nie znajdziesz odpowiedniego stylu zaproszeń, spokojnie – zawsze możesz postawić na przepiękne, ręcznie robione, personalizowane zaproszenia, jako przykład zerknij na stronę artyferia.pl.

I pamiętaj, zawsze dołączaj kartę odpowiedzi, którą goście mogą odesłać. Karta powinna mieć miejsce do wpisania nazwiska gościa wraz z dowolną formą płatności w razie potrzeby. Bądź wyjątkowy: jeśli jest coś wyjątkowego w Twoim wydarzeniu, wpisz to w zaproszeniu, by przyciągnąć gości. Na przykład można wymienić że będzie muzyka żywo albo jakaś inna forma specjalnej rozrywki. Istnieją niekończące się sposoby na wypisanie zaproszenia. Możesz skorzystać z dostępnych w sieci inspiracji jako przewodnika do napisania własnego zaproszenia – to na pewno powinno Cię ukierunkować w dobrą stronę, oraz przyniesie Ci tak dużą ilość gości, na jaką liczysz.

Pamiętaj, że zaproszenie jest często pierwszą rzeczą, jaką goście zobaczą, dlatego warto poświęcić trochę czasu na staranne wybranie zaproszenia i sformułowanie go w przejrzysty sposób, który zapewni gościom szczegóły na temat tego, czego mogą się spodziewać.