Jesteś gotowy do ochrony danych fizycznych gromadzonych w biurze? Odpowiedz sobie na te 3 pytania!

W maju 2018 r. ogólne rozporządzenie o ochronie danych (rodo) weszło w życie w całej UE i zastąpiło obecną ustawę o ochronie danych. To będzie miało naprawdę duży wpływ na sposób zarządzania danymi i dlatego należy niezwłocznie podjąć działania z tym związane.

file-cabinet-30369_960_720

Konsekwencje nieprzestrzegania rodo są znaczące – organy regulacyjne których zadaniem jest ochrona danych będą miały uprawnienia do nakładania grzywien w wysokości do 20 000 000 EUR lub 4% całkowitego światowego rocznego obrotu, więc nigdy nie było ważniejsze wprowadzanie solidnych standardów i procedur niż teraz.

Według ankiety przeprowadzonej w Polsce przez rząd dotyczącej naruszenia bezpieczeństwa informacji zdaje się, iż 90% dużych organizacji i 74% mniejszych zgłosiło naruszenie bezpieczeństwa. Nic więc dziwnego, że zagadnienia dotyczące rodo często koncentrują się na zagrożeniach bezpieczeństwa cybernetycznego, atakach serwerów, lukach w bazach danych oraz danych przechowywanych i przesyłanych między serwerami i sieciami.

Często jednak dokumenty papierowe i akta są poważnie przeoczane. Można je jednak zignorować na własne ryzyko albo też podjąć działania, które mogą jemu zapobiec. Poniżej znajduje się kilka praktycznych uwag dla organizacji każdej wielkości do rozważenia przy ponownym skupieniu się na ochronie danych fizycznych.

1 – Czy możesz znaleźć wszystkie potrzebne informacje?

Prawo do usunięcia (prawo do bycia zapomnianym) stwierdza, że ogólną zasadą leżącą u podstaw tego prawa jest umożliwienie danej osobie zażądania usunięcia danych osobowych bez względu na to, czy nie ma żadnego istotnego powodu dla jej dalszego przetwarzania. Jeśli nie możesz znaleźć tych informacji w dokumentach papierowych, to w jaki sposób możesz zastosować się do rodo? Jak długo zajmie Ci znalezienie informacji przechowywanych w plikach papierowych? Czy wiesz, gdzie to jest? Czy te meble metalowe znajdują się w budynku firmy? Czy jesteś pewien, że nadal je masz? Wszystkie te poszukiwania są niezwykle czasochłonne i kosztowne, bardziej niż wspomniane meble metalowe.

2 – Ile kopii twoich dokumentów istnieje?

Dokumenty papierowe łatwo zyskują podwójne lub potrójne życie. Największymi zagrożeniami dla nawet najbezpieczniejszej polityki przechowywania informacji są: kopiowanie na kserokopiarce, zwiększenie liczby kopii na drukarce laserowej, niepewne usuwanie dokumentów i usuwanie dokumentów z budynku. Błąd ludzki i ludzkie postępowanie z dokumentami może skutkować całkowitym brakiem kontroli dokumentów i narażać organizację na naruszenia danych. Zatem ochrona danych jest tutaj najbardziej zasadna.

3 – Czy możesz przechowywać swoje dokumenty jako prywatne?

Prywatność danych ma kluczowe znaczenie dla rodo. Dokumenty papierowe mogą łatwo dostać się w niepowołane ręce, co z łatwością może stać się naruszeniem bezpieczeństwa danych. Transport danych w dowolnym formacie (w tym papierowym) powinien być postrzegany jako zagrożenie dla bezpieczeństwa informacji. Jeden mały poślizg czy małe spóźnienie – osoba zostawia wrażliwe papierki w pociągu, kurier traci archiwum z zapiskami, członkowi personelu skradziono pliki z samochodu. Są to rzeczywiste sytuacje, w których dokumenty papierowe mogą dostać się w niepowołane ręce.

Tylko dobrze zorganizowane meble metalowe mogą zapobiec takim sytuacjom. Szukaj ich na www.wyposazeniegaudia.pl

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>