Dowiedz się wszystkiego o obowiązku przechowywania dokumentacji firmowej

dokumenty

Jak powszechnie wiadomo, każde przedsiębiorstwo, czy to prywatne czy państwowe ma obowiązek przechowywać pełną dokumentację przez czas określony przepisami prawa. To ile lat należy archiwizować dokumentację przedsiębiorstwa zależy w głównej mierze od tego, jakiego typu są to dokumenty.

Jakie dokumenty przechowywać, przez jaki okres czasu?

Dokumentację firmową musimy przechowywać, ponieważ w każdym momencie różne instytucje państwowe mogą nas poprosić o udostępnienie dokumentów i ich sprawdzenie. Jeżeli nie udostępnimy dokumentacji, a ją posiadamy to możemy odnieść konsekwencje prawne. Z reguły nie dochodzi do nakładania kar na przedsiębiorców. Wystarczy, że przedsiębiorca poinformuje instytucję, która zgłasza chęć przejrzenia dokumentacji, o utracie dokumentów. Najlepiej gdyby, mógł udokumentować to jakimś zdarzeniem losowym.

Gdy istnieje realna przeszkoda w postaci utraty dokumentacji, a organ proszący o jej udostepnienie jest o tym poinformowany to według przepisów prawa, nie ma podstaw do ukarania przedsiębiorcy. Warto jednak mieć świadomość, że w takim przypadku instytucja prosząca o dokumentację może przyjąć niekorzystną dla przedsiębiorcy podstawę opodatkowania firmy. Nie można się od tego jednak odwołać, ponieważ nie ma dokumentacji, która mogłaby zmienić interpretację przepisów przez organ proszący o archiwizowane dokumenty.

Według Polskich przepisów, przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywać dokumentację firmową przez ustalony okres czasu. Jeżeli chodzi o dokumenty z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, to należy je przechowywać przez okres pięciu lat od momentu ich wystawienia. Dotyczy to jednak tylko dokumentów wystawionych po dniu 1 stycznia 2012 roku. Wszelkie dokumenty dotyczące Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, które zostały sporządzone przed tą datą, należy przechowywać przez okres lat dziesięciu. Więc na dzień dzisiejszy, przedsiębiorcy, którzy funkcjonowali na rynku przed 2012 rokiem, muszą pewne dokumenty przechowywać jeszcze przez długi okres czasu, pomimo, że wystawione po 1 stycznia 2012 będzie można zniszczyć po okresie 5 lat.

Jeżeli chodzi o dokumentację, która dotyczy pracowników i osób zatrudnionych w naszej firmie, to przedsiębiorca zobowiązany jest to trzymania i posiadania takich dokumentów przez o wiele dłuższy okres czasu. Niezależnie od tego czy pracownik jeszcze pracuje w danym przedsiębiorstwie czy może już nie, konieczna jest pełna archiwizacja dokumentów. Wszystkie dokumenty, które mogą mieć znaczenie przy obliczaniu emerytury, czy renty, przedsiębiorca jest zobowiązany przetrzymywać w swoich archiwach przez okres pięćdziesięciu lat od momentu ich wystawienia.

Warto wiedzieć jak długo konieczne jest przechowywanie konkretnych dokumentów. Wielu przedsiębiorców prowadzi firmy przez krótki okres czasu, rok, dwa, a następnie je zamyka. Nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, że są zobowiązani tak długo przechowywać dokumentację firmy. Tym bardziej mało, kto ma pojęcie o tym, że należy tak długo przechowywać dokumentację pracowniczą, pozwalającą ustalić w przyszłości wysokość emerytury, czy renty.

Gdzie można dowiedzieć się więcej szczegółów o konieczności i wymogach przechowywania dokumentacji przedsiębiorstwa?

Szczegółowe informacje na temat obowiązku przechowywania dokumentacji firmowej można odnaleźć w Rozporządzeniu Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki, które zostało wydane 25 lipca 1984 roku. Odnajdziemy tam zasady kwalifikowania i klasyfikowania dokumentacji, oraz zasady i tryb przekazywania materiałów do archiwów państwowych.

Dodatkowo warto zapoznać się z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, wydanym 13 grudnia 2000 roku, gdzie określono wypadki i tryby wcześniejszej możliwości udostępnienia materiałów archiwalnych.

Oczywiście istnieją także inne rozporządzenia, które warto bliżej poznać. Chodzi o Zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, które zostały wydane 25 lutego 1986 roku, 20 maja 1988 roku, a także 12 lipca 2000 roku. Odnajdziemy tam wiele interesujących i przydatnych informacji na temat konieczności archiwizacji dokumentów.

Pomocy merytorycznej podczas przygotowania tego poradnika udzieliła nam firma, która zajmuje się archiwizacją dokumentów w Gdańsku.

Powiązane tematycznie artykuły

1 Komentarz

  1. Eliwra pisze:

    Dobrze, że są firmy świadczące usługi pomagające z dokumentami. Jeżeli macie nadmiar pracy związany z waszymi papierami to zobaczcie jak wygląda archiwizacja dokumentów zlecona w firmie wewnętrznej. To zdecydowanie przyspiesza funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>